Manual de Catálogo de Familia de Archivos - Ugroo

¿Qué es el catálogo de familia de archivos?

Es una clasificación documental que permite ordenar los diferentes tipos de archivos generados y almacenados en el sistema. Cada familia reúne documentos con características similares, como facturas, contratos, órdenes de compra o reportes de producción.

El catálogo de familia de archivos dentro del erp ¿para qué sirve?

Sirve para garantizar que la información se administre de manera estructurada y con niveles claros de clasificación.

Los principales beneficios:

• Mantiene los documentos estructurados y evita la dispersión de información.
• Permite asignar permisos y niveles de seguridad según el tipo de archivo.
• Registra el ciclo de vida de cada documento.
• Garantiza que los documentos estén clasificados y disponibles para auditorías o revisiones legales.

¿Cómo dar de alta una familia de archivos?

Hacer clic en + Nuevo, llenar los campos solicitados:

Apartado General

• Código*: agregar identificador numérico que permita distinguir la familia de archivos.
• Descripción*: texto descriptivo asociado al código para identificar la familia de archivos.
• Activo: seleccionar la casilla para indicar que la familia de archivos está activa.

Al finalizar el llenado de los campos hacer clic en "GUARDAR". Aparecerá un mensaje de proceso exitoso, hacer clic en "ACEPTAR"